Ký hợp đồng điện tử

Ký hợp đồng điện tử giúp bạn hoàn tất hợp đồng thuê hoặc hợp đồng cọc mà không cần gặp trực tiếp: bạn gửi link ký, khách thuê đọc hợp đồng, ký tay trên màn hình điện thoại và xác nhận. Bản PDF đã ký được lưu kèm hợp đồng trong Resident. Dùng khi khách ở xa hoặc khi bạn cần bằng chứng ký có thời điểm rõ ràng.

Cách vào

Bật tính năng: Cài đặt → Cài đặt chung, tab Hợp đồng, bật Bật tính năng ký hợp đồng online.
Hợp đồng thuê: Khách hàng → Hợp đồng, bấm vào hợp đồng để mở chi tiết. Mục Trạng thái ký có các nút Copy link ký HĐ, Gửi email ký HĐ, Yêu cầu ký lại và Lịch sử ký lại.
Hợp đồng cọc: Khách hàng → Đặt cọc, mở phiếu cọc và bấm Copy link ký hợp đồng.

Các bước

Kiểm tra nội dung hợp đồng

Mở chi tiết hợp đồng và xem lại Tài liệu ký kết. PDF được sinh từ mẫu hợp đồng đã chọn, nên hãy sửa hợp đồng xong trước khi gửi link. Nếu bật kiểm kê tài sản, biên bản bàn giao được đính kèm để khách ký cùng lúc.

Gửi link ký cho khách

Chọn một trong hai cách:

Copy link ký HĐ: Resident sao chép link dạng /sign-contract-v2?phone=...&contractNumber=...&secretCode=.... Bạn gửi link này qua Zalo, tin nhắn hoặc kênh bất kỳ.
Gửi email ký HĐ: Resident gửi email chứa link ký tới địa chỉ email của khách đại diện trên hợp đồng.

Khách cũng có thể tự vào trang Tra cứu & ký hợp đồng điện tử (/contract-finder), nhập Số điện thoại, Mã hợp đồng, Mã bảo mật rồi bấm Tra cứu.

Khách thuê ký trên điện thoại

Trên trang ký, khách thấy hai tab Điều khoản hợp đồng và Ghi chú bàn giao (nếu có biên bản bàn giao). Khách bấm Thêm chữ ký, vẽ chữ ký trong khung Chữ ký người thuê, bấm Lưu chữ ký rồi Xác nhận & Ký. Nếu vẽ chưa ưng ý, khách bấm Xóa để vẽ lại.

Xác thực OTP

Với link /sign-contract-v2, sau khi bấm ký, khách phải nhập Mã OTP 4 số. OTP không gửi qua SMS mà hiển thị trong Zalo Mini App Resident Hub: khách quét QR hoặc bấm Lấy OTP, mã chỉ hiện khi tài khoản Zalo trùng số điện thoại trên hợp đồng và có hiệu lực vài phút. Khách có thể bấm Dán mã OTP hoặc Gửi lại OTP khi mã hết hạn.

Riêng link /ky-hop-dong (dùng khi khách ký ngay trong Zalo Mini App, đã xác thực bằng Zalo) và link ký cọc /ky-dat-coc không yêu cầu OTP; khách chỉ cần xác nhận “Bạn đã đọc kỹ hợp đồng và xác nhận ký?”.

Kiểm tra kết quả

Sau khi ký thành công, khách có thể bấm Tải hợp đồng và Tải bàn giao để lưu PDF đã ký. Trong Resident, cột Trạng thái ký ở danh sách hợp đồng chuyển sang đã ký; với phiếu cọc là Trạng thái ký cọc: Khách hàng đã ký.

Yêu cầu ký lại và lịch sử ký

Khi hợp đồng đang hiệu lực và đã ký nhưng bạn cần sửa nội dung (sai giá, sai ngày, đổi điều khoản):

Mở chi tiết hợp đồng, bấm Yêu cầu ký lại.
Nhập Lý do yêu cầu ký lại (tối đa 500 ký tự) và bấm Xác nhận chuyển về chưa ký.
Sửa hợp đồng, rồi gửi link ký mới cho khách.

Bấm Lịch sử ký lại để xem các lần ký trước: Thời điểm ký trước đó, lý do, người thao tác, nút Xem PDF đã ký và Xem biên bản bàn giao. Bản PDF cũ được giữ nguyên dù bạn sửa hợp đồng sau đó.

Lưu ý

Khi bạn Yêu cầu ký lại, hợp đồng chuyển về Chưa ký, link ký và OTP cũ không dùng được nữa. Resident không tự gửi thông báo cho khách và không xóa bản đã ký; bạn cần chủ động gửi link mới.

Trang ký nên mở bằng Chrome hoặc Safari trên điện thoại; mở trong trình duyệt nhúng của ứng dụng khác có thể khó lấy OTP. Link cũ dạng /sign-contract vẫn hoạt động.
Với cho thuê ngắn ngày, khách nhận phòng trực tuyến qua link /digital-check-in/... (khai thông tin lưu trú, ký xác nhận, hoàn tất). Đây là luồng riêng của đặt phòng, không phải ký hợp đồng thuê dài hạn.

Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Khách không thấy nút ký, chỉ thấy hợp đồng để đọc?

Kiểm tra bạn đã bật Bật tính năng ký hợp đồng online trong Cài đặt chung và hợp đồng chưa ở trạng thái đã ký. Nếu hợp đồng đã ký, hãy dùng Yêu cầu ký lại rồi gửi link mới.

Hỏi: Khách báo OTP không hiện trong Resident Hub?

OTP chỉ hiện khi số điện thoại Zalo của khách trùng với số điện thoại trên hợp đồng. Sửa lại số điện thoại của khách trong Khách hàng → Khách hàng rồi copy link mới.

Hỏi: Khách mở link báo “Không tải được hợp đồng”?

Mã bảo mật đã thay đổi (thường do đã yêu cầu ký lại) hoặc link bị thiếu tham số. Copy lại link từ chi tiết hợp đồng và gửi lại.

Hỏi: Bản PDF đã ký lưu ở đâu?

Trong Tài liệu ký kết của chi tiết hợp đồng. Các bản ký trước khi yêu cầu ký lại nằm trong Lịch sử ký lại.