Danh sách tiền cọc
Báo cáo Danh sách tiền cọc liệt kê các khoản tiền cọc bạn đang giữ của khách, gom theo tòa nhà, và đối chiếu số đang giữ với mức cọc ghi trên hợp đồng hoặc phiếu giữ chỗ. Dùng báo cáo này khi kiểm quỹ, khi bàn giao vận hành hoặc trước khi thanh lý để biết chính xác phải hoàn cho khách bao nhiêu.
Cách vào
Báo cáo tài chính → Danh sách tiền cọc (đường dẫn /report/finance/deposit). Cần quyền xem báo cáo tài chính.
Các bước
Lọc phạm vi
Chọn Loại cọc, Khu vực (nếu có) và Tòa nhà trên bộ lọc. Để trống để xem toàn bộ.
Đọc phần tổng hợp
Đầu bảng có Tổng tiền cọc đang giữ, số khoản cọc và kết quả đối soát: Tất cả đã khớp hoặc … khoản chênh lệch. Phần Cấu thành tiền cọc tách tổng thành Đã thu khi giữ chỗ (thu qua phiếu đặt cọc) và Đã thu qua hóa đơn (thu qua hóa đơn tiền cọc của hợp đồng).
Đọc bảng chi tiết
Bảng gom theo Tòa nhà; bấm vào dòng tòa để mở rộng hoặc thu gọn. Mỗi dòng khách gồm:
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Căn hộ, Giường | Vị trí khách đang ở hoặc giữ chỗ |
| Khách hàng | Tên khách; dòng tòa nhà hiển thị tổng số khách |
| Phân loại | Cọc giữ chỗ (đặt cọc chưa ký hợp đồng) hay cọc hợp đồng |
| Tiền cọc đang giữ | Số tiền thực tế đã thu; nếu khác mức ghi trên hồ sơ, hiển thị thêm Theo hồ sơ: … |
| Cấu thành tiền cọc | Tỷ lệ giữa phần thu khi giữ chỗ và phần thu qua hóa đơn |
| Đối soát | Đã khớp hoặc số khoản chênh lệch trong nhóm |
Xử lý khoản chênh lệch
Di chuột vào biểu tượng cảnh báo ở cột Tiền cọc đang giữ để xem giải thích “Tiền cọc đang giữ khác mức cọc ghi trên hợp đồng hoặc giữ chỗ”. Sau đó kiểm tra hóa đơn tiền cọc và phiếu thu tại Tài chính → Hóa đơn hoặc Tài chính → Thu chi, hoặc sửa mức cọc trên hợp đồng nếu hồ sơ ghi sai.
Lưu ý
Số Tiền cọc đang giữ lấy từ các khoản thực thu đã ghi nhận trong Resident. Khoản cọc thu ngoài hệ thống mà chưa lập phiếu thu sẽ không xuất hiện ở đây.
Khi thanh lý hợp đồng với lựa chọn Khách bỏ cọc, khoản cọc chuyển thành doanh thu và biến mất khỏi báo cáo này. Hãy chụp lại báo cáo trước khi thanh lý nếu cần lưu chứng cứ.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Khách đã đặt cọc giữ chỗ rồi ký hợp đồng, tiền cọc hiển thị thế nào?
Một dòng cho khách với phần Đã thu khi giữ chỗ là số đã đóng lúc giữ chỗ và Đã thu qua hóa đơn là phần đóng thêm khi ký hợp đồng.
Hỏi: Vì sao báo chênh lệch dù khách đã đóng đủ?
Thường do hợp đồng ghi mức Tiền cọc khác số thực thu, hoặc phiếu thu cọc chưa gắn đúng hóa đơn. Kiểm tra hợp đồng và phiếu thu tương ứng.
Hỏi: Tôi có xuất được danh sách này ra Excel không?
Có. Dùng nút xuất trên thanh công cụ của bảng; dữ liệu xuất theo bộ lọc hiện tại.
Hỏi: Báo cáo có gồm cọc của khách đã rời đi không?
Không. Chỉ hiển thị khoản cọc đang giữ; cọc đã hoàn hoặc đã chuyển thành doanh thu không nằm trong danh sách.