Tùy chọn email
Trang này gồm hai phần nằm trong tab Cài đặt cơ bản của Cài đặt chung: (a) Email gửi cho khách thuê, tức email dùng để gửi hóa đơn, hợp đồng, thông báo cho khách thuê; (b) Email từ chúng tôi gửi cho anh/chị, tức email Resident gửi cho chính bạn. Dùng phần (a) khi bạn muốn khách nhận email từ tên và địa chỉ của mình; dùng phần (b) khi muốn bớt hoặc tạm dừng email tùy chọn.
Cách vào
Mở Cài đặt → Cài đặt chung, tab Cài đặt cơ bản. Hai dòng Email gửi cho khách thuê và Email từ chúng tôi gửi cho anh/chị nằm ngay dưới Logo thương hiệu. Dòng thứ hai chỉ hiện với chủ tài khoản.
Các bước
Kết nối SMTP riêng cho email gửi khách thuê
Ở dòng Email gửi cho khách thuê (đang gắn nhãn Mặc định), bấm Kết nối. Hộp thoại Cấu hình email có các trường bắt buộc:
| Trường | Gmail | Outlook / Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Tên hiển thị | Tên tòa nhà hoặc thương hiệu của bạn | Như bên |
| Địa chỉ hiển thị | Địa chỉ Gmail của bạn | Địa chỉ Outlook của bạn |
| Máy chủ SMTP | smtp.gmail.com | smtp.office365.com |
| Cổng (587 hoặc 465) | 587 | 587 |
| Tên đăng nhập | Địa chỉ Gmail | Địa chỉ Outlook |
| Mật khẩu | Mật khẩu ứng dụng (xem bước sau) | Mật khẩu ứng dụng hoặc mật khẩu tài khoản |
Bấm Cập nhật để lưu. Nhãn chuyển thành SMTP riêng kèm dòng “Đang gửi từ …”.
Lấy mật khẩu ứng dụng
Gmail và nhiều tài khoản Outlook không cho đăng nhập SMTP bằng mật khẩu thường. Bạn cần bật xác minh 2 bước trên tài khoản Google/Microsoft, vào mục mật khẩu ứng dụng (App passwords), tạo một mật khẩu 16 ký tự và dán vào trường Mật khẩu. Mật khẩu này chỉ dùng cho Resident; thu hồi ở phía Google/Microsoft khi không dùng nữa.
Sửa hoặc ngắt kết nối
Khi đã kết nối, bấm Cấu hình để đổi thông tin, hoặc Ngắt Kết nối để quay về email hệ thống. Ngắt kết nối cần xác nhận và xóa toàn bộ thông tin SMTP đã lưu.
Chọn email muốn nhận từ Resident
Ở dòng Email từ chúng tôi gửi cho anh/chị, gạt từng công tắc:
- Hướng dẫn bắt đầu: các bước tạo nhà, hợp đồng, hóa đơn đầu tiên và thu tiền QR.
- Mẹo & nhắc việc vận hành: nhắc chốt điện nước, phát hành hóa đơn, tính năng hữu ích.
- Nhắc quay lại khi lâu không dùng: khi bạn lâu chưa mở Resident.
- Báo cáo tổng hợp hằng tháng: doanh thu, công nợ, phòng trống, hợp đồng sắp hết hạn.
Mỗi công tắc lưu ngay khi gạt, không cần bấm Cập nhật.
Tạm dừng hoặc bật lại
Bên phải dòng có mục Tạm dừng email tuỳ chọn: với ba nút 7 ngày, 14 ngày, 30 ngày. Khi đang tạm dừng, dòng hiển thị “Đang tạm dừng đến …” và nút Bật lại.
Lưu ý
Email về tài khoản và gói dịch vụ (chào mừng, nhắc gia hạn) luôn được gửi, kể cả khi bạn tắt hết công tắc hoặc đang tạm dừng.
Các công tắc chỉ bật được khi email của chủ tài khoản đã xác thực. Nếu thấy cảnh báo “Cần xác thực email … trước khi chọn nhận tin.” hoặc “Tài khoản chưa có email…”, bấm Mở hồ sơ để thêm và xác thực email rồi quay lại.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: SMTP riêng có ảnh hưởng đến email Resident gửi cho tôi không?
Không. SMTP riêng chỉ dùng cho email gửi khách thuê (hóa đơn, hợp đồng, thông báo). Email Resident gửi cho bạn vẫn đi từ hệ thống Resident.
Hỏi: Tôi bấm Cập nhật nhưng khách vẫn không nhận được email?
Kiểm tra lại Máy chủ SMTP, Cổng (587 hoặc 465) và đảm bảo Mật khẩu là mật khẩu ứng dụng, không phải mật khẩu đăng nhập thường. Với Gmail, xác minh 2 bước phải đang bật.
Hỏi: Trong email nhận từ Resident có liên kết hủy nhận, bấm vào thì sao?
Liên kết mở trang tùy chọn nhận email không cần đăng nhập. Nếu là liên kết hủy nhận, trang hỏi xác nhận trước; bạn có thể chọn Huỷ nhận tất cả hoặc Chọn từng loại. Chỉ mở liên kết không tự hủy gì cả.
Hỏi: Nhân viên có chỉnh được tùy chọn nhận email không?
Không. Mục này chỉ hiện với chủ tài khoản; nhân viên chỉ thấy phần logo và email gửi khách thuê.