Khách hàng
Tổng quan
Ở trang Khách hàng, bạn:
- Thêm và quản lý thông tin tất cả khách thuê
- Tìm và lọc khách theo tòa nhà, phòng, giường, loại khách
- Xem nhanh số khách theo cá nhân, doanh nghiệp, khách nước ngoài
- Viết tờ khai thay đổi thông tin cư trú theo mẫu CT01 và theo dõi kết quả đăng ký tạm trú
Danh sách chia thành ba tab ở đầu trang:
| Tab | Nội dung |
|---|---|
| Đang thuê | Khách đang có hợp đồng hiệu lực, kèm cột trạng thái tạm trú |
| Đã chuyển đi | Khách từng thuê, hợp đồng đã thanh lý; xem được Căn hộ từng ở |
| Khách vãng lai | Khách chưa gắn với tòa nhà nào (ví dụ khách hẹn, khách mới tạo chưa có hợp đồng) |
Hồ sơ khách là dữ liệu gốc cho hợp đồng, hóa đơn, thông báo và các giấy tờ nộp cơ quan chức năng, nên bạn hãy điền cho đúng ngay từ đầu.
1. Thêm khách hàng
Truy cập màn hình Khách hàng
Trên thanh công cụ, chọn Khách hàng → Khách hàng
Tạo khách hàng mới
Màn danh sách khách hàng hiện ra. Bấm nút dấu (+) để thêm mới khách hàng

Chọn loại khách hàng
Ở màn Thêm khách hàng, bạn chọn khách là cá nhân hay tổ chức:
Cá nhân
Khách hàng là Cá nhân
Chọn ô Cá nhân và điền thông tin của khách:
Những ô đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Ảnh đại diện | Ảnh chân dung của khách | Không |
| Ảnh CCCD | Ảnh căn cước công dân (mặt trước và mặt sau) | Không |
| Hộ chiếu | Số hộ chiếu (nếu có) | Không |
| Họ tên | Họ và tên đầy đủ của khách | Có |
| Số điện thoại | Số điện thoại liên lạc; khách dùng số này để đăng nhập App Resident và nhận OTP khi ký hợp đồng | Có |
| Địa chỉ email liên hệ | Không | |
| Ngày sinh | Ngày tháng năm sinh | Không |
| Giới tính | Nam/Nữ/Khác | Không |
| Số CCCD/CMND | Số căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân | Có |
| Ngày cấp | Ngày cấp CCCD/CMND | Không |
| Nơi cấp | Nơi cấp CCCD/CMND | Không |
| Địa chỉ thường trú | Địa chỉ đăng ký hộ khẩu, dùng cho tờ khai CT01 | Không |
| Địa chỉ tạm trú | Địa chỉ tạm trú hiện tại, dùng cho tờ khai CT01 | Không |

Khách nước ngoài
Nếu khách là người nước ngoài, bật nút Khách nước ngoài và điền thêm:
| Trường thông tin | Mô tả | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Quốc tịch | Quốc tịch của khách | Có |
| Số hộ chiếu | Số hộ chiếu (Passport) | Có |
| Ngày cấp hộ chiếu | Ngày cấp hộ chiếu | Không |
| Ngày hết hạn | Ngày hết hạn hộ chiếu | Không |
| Visa | Thông tin Visa | Không |

Thông tin xe
Ghi lại xe khách đang dùng:
| Trường thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Loại phương tiện | Xe máy, Ô tô, Xe đạp điện,… |
| Tên dòng xe | Honda Wave, Toyota Vios,… |
| Biển số xe | Biển số của xe |

Cuối cùng, bấm Lưu là xong
Khách mới tạo, chưa gắn với tòa nhà nào, chỉ hiện ở tab Khách vãng lai. Khi bạn lập hợp đồng cho khách, khách tự chuyển sang tab Đang thuê.
2. Viết tờ khai thay đổi thông tin cư trú (CT01)
Khi cần khai tạm trú cho khách theo mẫu tờ khai thay đổi thông tin cư trú CT01, bạn nhập thông tin ngay trong Resident, lưu và in ra để nộp cơ quan công an. Nộp xong, bạn ghi lại kết quả theo hướng dẫn tại Đăng ký tạm trú.
Truy cập Bản khai nhân khẩu
Tại màn danh sách khách hàng, bấm Bản khai nhân khẩu

Điền thông tin mẫu CT01
Điền các mục trong mẫu CT01 - tờ khai thay đổi thông tin cư trú. Bấm Lấy địa chỉ từ hồ sơ khách thuê để Resident điền sẵn nơi thường trú, nơi tạm trú và nơi ở hiện tại từ hồ sơ khách.
Những ô đánh dấu (*) là bắt buộc phải điền
Hướng dẫn điền các trường thông tin
1. Cơ quan đăng ký cư trú
Ghi tên cơ quan công an nơi bạn đến làm thủ tục (công an phường, xã, thị trấn hoặc công an huyện, thành phố nơi nhận hồ sơ và có thẩm quyền xác nhận).
Ví dụ: Kính gửi: Công an phường Mộ Lao, quận Hà Đông, thành phố Hà Nội
2. Họ, chữ đệm và tên
Ghi chữ in hoa hoặc chữ thường đều được, nhưng phải đủ dấu và đúng như trong giấy khai sinh.
Ví dụ: LÊ NGỌC ANH
3. Ngày, tháng, năm sinh
Chọn ngày, tháng, năm sinh theo dương lịch, đúng như giấy khai sinh.
Lưu ý: Ngày sinh 2 chữ số, tháng sinh 2 chữ số, năm sinh 4 chữ số.
Ví dụ: 09/11/2001
4. Giới tính
Chọn Nam hoặc Nữ.
5. Số định danh cá nhân/CMND
Ghi đủ số định danh cá nhân (căn cước công dân, 12 số) hoặc số CMND (9 số).
6. Số điện thoại liên hệ
Ghi số di động hoặc số bàn đang dùng.
7. Email
Ghi địa chỉ email để liên lạc (nếu có).
Ví dụ: [email protected]
8. Nơi thường trú
Ghi địa chỉ đang đăng ký thường trú theo địa danh hành chính (địa chỉ trong sổ hộ khẩu hoặc trong cơ sở dữ liệu quốc gia về cư trú).
Ghi theo thứ tự: số nhà, phố, đường phố; tổ, thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc; xã, phường, thị trấn; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tỉnh, thành phố thuộc Trung ương.
Ví dụ:
- Xóm 6, thôn Vân Hội 2, thị trấn Diêu Trì, huyện Tuy Phước, tỉnh Bình Định
- Số 15A, đường Nguyễn Khang, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
9. Nơi tạm trú
Ghi địa chỉ đang đăng ký tạm trú (như trong sổ tạm trú). Cách ghi giống mục “Nơi thường trú”.
10. Nơi ở hiện tại
Ghi địa chỉ đang ở thực tế theo địa danh hành chính. Chỗ ở hiện tại có thể khác nơi thường trú.
11. Nghề nghiệp, nơi làm việc
Ghi rõ đang làm công việc chính gì, tên cơ quan, đơn vị, tổ chức và địa chỉ nơi làm việc.
Ví dụ:
- Sinh viên trường Đại học Kiến trúc Hà Nội
- Bác sĩ khoa ngoại Bệnh viện K
- Chưa có việc làm
12. Họ, chữ đệm và tên chủ hộ & Quan hệ với chủ hộ
Có chỗ ở hợp pháp
Trường hợp: đã có chỗ ở, nhà ở hợp pháp thuộc sở hữu hoặc được chủ nhà cho mượn, thuê ở
Họ, chữ đệm và tên chủ hộ: Ghi họ tên người đến đăng ký (chính là chủ nhà hợp pháp, hoặc người được chủ nhà cho mượn nhà để ở)
Quan hệ với chủ hộ: Ghi là chủ hộ (tức là đăng ký mình làm chủ hộ)
13. Số định danh cá nhân/CMND của chủ hộ
Ghi đủ số định danh cá nhân (căn cước công dân, 12 số) hoặc số CMND (9 số) của chủ hộ.
14. Nội dung đề nghị
Ghi rõ, cụ thể việc cần đề nghị.
Ví dụ:
- Đăng ký thường trú vào địa chỉ A do ông D làm chủ hộ
- Đăng ký tạm trú vào hộ B ở địa chỉ C
- Tách hộ cùng nhà
- Đăng ký thường trú cho con là E
- Điều chỉnh về năm sinh…
15. Những thành viên trong hộ gia đình cùng thay đổi
Điền đủ các cột thông tin của những người cùng thay đổi cư trú với người khai.
Ví dụ: Các con, cháu cùng nhập khẩu; hoặc chồng và các con cùng tách hộ
Lưu ý:
- Quan hệ với người có thay đổi: Ghi rõ quan hệ với người đứng tên khai tờ CT01
- Quan hệ với chủ hộ: Ghi quan hệ thực tế với chủ hộ đã ghi ở mục “Quan hệ với chủ hộ” bên trên



Lưu và in tờ khai
Bấm Lưu để hoàn tất tờ khai CT01
Nếu thành công, Resident báo “Dữ liệu đã được TẠO thành công” và mở màn in để bạn in tờ khai. Nếu khách đang có hợp đồng, trạng thái tạm trú của khách chuyển sang chờ hoàn tất.

3. Theo dõi đăng ký tạm trú
Tại tab Đang thuê, mỗi khách có cột trạng thái tạm trú (chưa đăng ký, chờ hoàn tất, còn hiệu lực, sắp hết hạn, đã hết hạn, đã hủy tạm trú) kèm nguồn ghi nhận và hạn đăng ký. Mở chi tiết khách, vào mục Đăng ký tạm trú rồi bấm Cập nhật trạng thái để ghi kết quả từ công an. Dùng bộ lọc trạng thái tạm trú để tìm khách hết hạn trong 30 ngày hoặc chưa đăng ký.
Hướng dẫn chi tiết xem tại Đăng ký tạm trú.
Tìm kiếm và lọc khách hàng
Tại màn danh sách khách hàng, bạn có thể:
- Tìm kiếm: theo tên, số điện thoại, số CCCD/CMND/hộ chiếu
- Lọc nhanh: theo khu vực, tòa nhà, phòng, giường; tab Đang thuê có thêm trạng thái tạm trú
- Lọc nâng cao: cá nhân hoặc tổ chức, khách nước ngoài, loại khách hàng
- Thống kê nhanh: các ô tất cả, cá nhân, doanh nghiệp, khách nước ngoài ở đầu trang
- Xuất Excel: xuất danh sách khách theo bộ lọc đang chọn
Trong bảng còn có cột đã tải app (khách đã cài App Resident) và kết nối Zalo OA; ở cột thao tác bạn có thể bấm Cấp lại mật khẩu đăng nhập App Resident cho khách.
Mẹo và thực hành tốt
Chụp ảnh CCCD/CMND rõ ràng
Nên chụp ảnh CCCD/CMND cả hai mặt của khách ngay lúc ký hợp đồng. Có ảnh trong hồ sơ, sau này cần tra cứu là có ngay.
Cập nhật thông tin khách nước ngoài
Với khách nước ngoài, bạn cần theo dõi sát hạn Visa và hộ chiếu. Nên nhắc khách trước 1-2 tháng để khách kịp gia hạn.
Số điện thoại phải chính xác
Khách dùng số điện thoại để đăng nhập App Resident, nhận thông báo, hóa đơn và OTP khi ký hợp đồng điện tử. Sai số điện thoại thì khách không nhận được gì.
Quan trọng với tờ khai CT01
- Kiểm tra kỹ thông tin trước khi in và nộp
- Địa chỉ phải ghi đầy đủ theo địa danh hành chính
- Quan hệ với chủ hộ phải ghi đúng
- Sau khi nộp, ghi kết quả bằng Cập nhật trạng thái để Resident nhắc bạn khi sắp hết hạn
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Khách vừa thêm không thấy trong tab Đang thuê?
Khách chưa có hợp đồng nên đang nằm ở tab Khách vãng lai. Bạn lập hợp đồng tại Khách hàng → Hợp đồng, khách sẽ chuyển sang tab Đang thuê.
Hỏi: Xóa khách có xóa hợp đồng không?
Khách đang có hợp đồng hiệu lực thì không xóa được. Bạn thanh lý hợp đồng trước, khách sẽ chuyển sang tab Đã chuyển đi.
Hỏi: Xe khai trong hồ sơ khách và xe ở menu Phương tiện có khác nhau không?
Cùng một dữ liệu. Bạn có thể quản lý tập trung tại Phương tiện, và duyệt xe khách tự đăng ký tại Duyệt đăng ký phương tiện.
