Hóa đơn điện tử
Resident phát hành hóa đơn điện tử thông qua cổng Tingee, kết nối tới tài khoản bạn đã mua ở nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Dùng khi bạn cần xuất hóa đơn hợp lệ với cơ quan thuế cho tiền thuê và dịch vụ, trực tiếp từ hóa đơn đã thu trong Resident.
Cách vào
Mở Cài đặt → Danh mục khác → Tài chính → Hóa đơn điện tử. Bảng liệt kê các liên kết đã kết nối với các cột Nhà cung cấp, Mã số thuế, Ký hiệu, Mặc định, Ngày tạo, Thao tác.
Các bước
Chuẩn bị tài khoản nhà cung cấp
Bạn cần mã số thuế, tên đăng nhập và mật khẩu của tài khoản hóa đơn điện tử đã đăng ký với nhà cung cấp, và tài khoản đó phải có ít nhất một mẫu hóa đơn (ký hiệu) còn hiệu lực.
Thêm liên kết
Bấm nút dấu cộng Thêm liên kết hóa đơn điện tử. Hộp thoại Liên kết hóa đơn điện tử (Tingee) hiện ra. Ở mục Chọn nhà cung cấp, chọn đúng nhà cung cấp bạn đang dùng. Danh sách do Tingee cung cấp; các mã hiện được nhận diện gồm SInvoice (Viettel), XCyber, HiLo, Misa (meInvoice) và BKAV.
Nhập tài khoản và lấy mẫu
Ở mục Tài khoản nhà cung cấp, nhập Mã số thuế, Tên đăng nhập, Mật khẩu rồi bấm Lấy mẫu hóa đơn. Resident xác thực với nhà cung cấp và trả về danh sách mẫu. Nếu báo “Không tìm thấy mẫu hóa đơn cho tài khoản này” hoặc “Không lấy được mẫu hóa đơn, kiểm tra lại tài khoản”, kiểm tra lại thông tin rồi bấm Lấy lại.
Chọn mẫu và đặt mặc định
Chọn Mẫu hóa đơn (mẫu số và ký hiệu). Gạt Đặt làm mặc định nếu muốn tài khoản này được dùng khi phát hành mà tòa nhà không có cấu hình riêng. Bấm Liên kết; thông báo “Liên kết hóa đơn điện tử thành công” xác nhận đã xong.
Gán cấu hình cho từng tòa nhà (tùy chọn)
Nếu có nhiều mã số thuế, mở Danh mục dữ liệu → Tòa nhà, sửa tòa nhà và chọn ở mục Cấu hình hóa đơn điện tử. Để trống nghĩa là Dùng cấu hình mặc định.
Phát hành từ hóa đơn
Vào Tài chính → Hóa đơn, ở hóa đơn đã duyệt và đã thanh toán đủ, chọn thao tác Phát hành hóa đơn. Hộp thoại Phát hành hóa đơn điện tử cho xem trước, mục Cấu hình mặc định là Tự động (theo tòa / mặc định). Bấm Phát hành hóa đơn. Sau khi phát hành, bạn có thể Tải PDF hoặc Gửi email cho khách thuê.
Muốn phát hành nhiều hóa đơn, chọn nhiều dòng rồi bấm Phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt. Hộp thoại cho biết Hóa đơn đủ điều kiện và số hóa đơn bị bỏ qua; tiến độ theo dõi ở mục Tác vụ.
Lưu ý
Resident không lưu mật khẩu nhà cung cấp. Khi bấm sửa (Cập nhật liên kết hóa đơn điện tử), bạn phải nhập lại tên đăng nhập, mật khẩu và lấy lại mẫu.
Chỉ phát hành được hóa đơn đã duyệt, đã thanh toán đủ và chưa có hóa đơn điện tử. Hóa đơn đã có hóa đơn điện tử sẽ không sửa được nữa.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Tôi có cần tài khoản ngân hàng Tingee (mục Gạch nợ tự động) để dùng hóa đơn điện tử không?
Hai mục nằm riêng trong menu Tài chính và cấu hình độc lập. Bạn chỉ cần tài khoản ở nhà cung cấp hóa đơn điện tử để liên kết ở màn này.
Hỏi: Có thể liên kết nhiều nhà cung cấp cùng lúc không?
Có. Mỗi liên kết là một dòng trong bảng; chỉ một dòng được gạt Mặc định, các dòng khác gán cho tòa nhà cụ thể qua Cấu hình hóa đơn điện tử.
Hỏi: Đổi tài khoản mặc định thế nào?
Gạt công tắc ở cột Mặc định của dòng muốn dùng. Thông báo “Đã cập nhật tài khoản hóa đơn điện tử mặc định” xác nhận thay đổi; dòng cũ tự bỏ mặc định.
Hỏi: Xóa liên kết có xóa hóa đơn điện tử đã phát hành không?
Không. Xóa chỉ gỡ kết nối trong Resident; hóa đơn đã phát hành vẫn nằm ở hệ thống nhà cung cấp và cơ quan thuế.