Booking ngắn hạn

Menu Booking dành cho tòa nhà có cho thuê ngắn ngày: homestay, căn hộ dịch vụ, phòng thuê theo đêm hoặc theo giờ. Bạn dùng menu này để xem phòng, giường trên một lịch, nhận đặt phòng và tính tiền theo bảng giá, thu cọc, check-in, check-out và đồng bộ lịch bận với kênh bán bên ngoài. Chỉ cho thuê dài hạn thì bạn không cần menu này.

Cách vào

Tại menu bên trái, chọn Booking. Bên trong có các tab Lịch phòng, Tổng quan, Danh sách booking, Bảng giá, Ngày bị chặn, Mẫu dịch vụ và Kết nối OTA. Tài khoản nhân viên cần được cấp quyền xem ít nhất một trong các mục này mới thấy menu.

Các bước

Thiết lập bảng giá

Vào tab Bảng giá, bấm Thêm bảng giá:

Tên bảng giá, Phạm vi áp dụng (để trống phòng để áp dụng Toàn tòa), Từ ngày – Đến ngày.
Giá theo đêm: Giá / đêm, Giá cuối tuần, Số đêm tối thiểu, Số đêm tối đa.
Giá theo giờ: Giá / giờ, Giá giờ cuối tuần, Block làm tròn (phút), Thời lượng tối thiểu (phút), Phí dọn booking giờ. Không bán theo giờ thì để 0.
Điều kiện bán: Dừng bán, Đóng nhận phòng, Đóng trả phòng.

Với nhiều phòng, dùng Import Excel: Tải file mẫu, điền, Xem trước rồi Import bảng giá. Nút Nhân bản tạo nhanh bản sao.

Tạo mẫu dịch vụ thêm

Vào tab Mẫu dịch vụ, bấm Thêm dịch vụ: Tên dịch vụ, Loại (Nhận phòng sớm, Trả phòng muộn, Bữa sáng, Giường thêm, Giặt ủi, Đưa đón sân bay, Bãi đỗ xe, Khác), Giá cơ bản, Thuế suất VAT. Khi khách dùng, bạn thêm dịch vụ vào booking và xác nhận Đã dùng.

Chặn ngày khi phòng chưa sẵn sàng

Vào tab Ngày bị chặn, bấm Chặn ngày, chọn Đối tượng chặn, Thời gian và Lý do (Bảo trì / sửa chữa, Chủ nhà sử dụng, Chuẩn bị phòng, Lý do khác). Khoảng này hiện trên lịch là Chặn phòng và không nhận booking. Xong việc, bấm Bỏ chặn.

Tạo booking trên lịch phòng

Vào tab Lịch phòng, chọn tòa nhà. Mỗi dòng là một Phòng / Giường, mỗi cột là một ngày; ô màu cho biết Khách dài hạn, Cọc dài hạn, Chặn phòng hoặc booking ngắn hạn. Bấm ô trống, chọn Đặt phòng ngắn hạn (STR) trong hộp Chọn loại giao dịch cần tạo. Trong form Tạo booking ngắn ngày:

Chọn Hình thức lưu trú: Theo đêm (Ngày nhận phòng, Ngày trả phòng) hoặc Theo giờ (Ngày sử dụng, Giờ bắt đầu, Giờ kết thúc).
Nhập Họ và tên, Số điện thoại, số Người lớn, Trẻ em, Em bé.
Xem Dự tính chi phí: Tiền phòng, Phí dọn phòng, Phí nhận sớm, Phí trả muộn, Giảm giá, Tổng tiền. Booking theo giờ hiện thêm Thời lượng thực tế và Thời lượng tính tiền sau khi làm tròn.
Nếu booking do sale hoặc cộng tác viên mang về, chọn Người hưởng hoa hồng, có thể Ghi đè hoa hồng (%).
Bấm Tạo booking.

Với booking theo giờ, chuyển lịch sang chế độ 1 ngày để xem Lịch theo giờ và bấm vào khung giờ trống.

Thu cọc, thanh toán và in phiếu

Mở chi tiết booking. Ở phần Thanh toán: Thu cọc (cọc bảo đảm, ngoài tổng tiền phòng) và Hoàn cọc khi khách trả phòng; Thanh toán QR để khách quét mã ngân hàng và hệ thống tự ghi nhận (phòng phải liên kết tài khoản Tingee trong cài đặt tòa nhà). Menu In ấn có In xác nhận đặt phòng (kèm VietQR theo số tiền còn lại), In hóa đơn và Hóa đơn điện tử.

Check-in

Bấm Check-in khi khách đến; bạn có thể chụp hoặc tải ảnh CCCD, hộ chiếu và thêm nhanh khách lưu trú. Muốn khách tự khai, ở mục Nhận phòng trực tuyến bấm Sao chép link gửi cho khách: khách điền thông tin, tải ảnh giấy tờ và ký tên trên điện thoại; kết quả hiện Đã hoàn tất kèm chữ ký. Khách không đến thì Đánh dấu khách không đến; khách đổi ý thì Hủy booking để mở lại lịch.

Check-out

Bấm Check-out để mở Xác nhận Check-out: hệ thống tổng kết tiền phòng, dịch vụ thêm, thuế, cho nhập Khấu trừ hư hỏng, tính Dự kiến hoàn cọc và Còn thu thêm. Sau khi xác nhận, hệ thống tự tạo công việc dọn phòng và xuất hóa đơn; bạn có thể In bill ngay.

Kết nối OTA

Tab Kết nối OTA gồm Kết nối, Mapping listing và Nhật ký.

Thêm kết nối OTA: Tên kết nối, Nhà cung cấp (Channex, Booking.com, Airbnb, Agoda, Traveloka, Tuỳ chỉnh), Kiểu đồng bộ (Channel manager, API trực tiếp, iCal).
Thêm mapping listing: nối Phòng / giường nội bộ với Mã listing / iCal URL, bật Kéo booking, Đẩy lịch phòng, Đẩy giá.
Kiểu iCal là luồng đang hoạt động đầy đủ: Import iCal kéo lịch bận từ kênh về (tự chạy định kỳ hoặc bấm Đồng bộ iCal ngay); Copy link iCal để dán vào kênh bán. Booking kéo về là Booking tạm từ iCal, bạn cần Bổ sung thông tin khách, Tiền phòng OTA và thanh toán.
Với Channel manager và API trực tiếp, Resident hiện lưu cấu hình, Thông tin xác thực (JSON) và xếp hàng tác vụ để theo dõi trong Nhật ký; việc trao đổi dữ liệu tự động với từng kênh sẽ bổ sung dần.

Tab Tổng quan cho chọn Khoảng thời gian và xem Doanh thu, Công suất phòng, RevPAR, Tỷ lệ hủy, Nguồn đặt phòng, Hoạt động hôm nay và Booking còn thu; bấm Tải báo cáo để xuất file.

Lưu ý

Booking cần có phòng hoặc giường và bảng giá còn hiệu lực trong khoảng ngày chọn. Chưa có bảng giá thì form sẽ cảnh báo và không tính được tiền phòng.

Lịch phòng dùng chung cho khách ngắn hạn, cọc giữ chỗ và hợp đồng dài hạn; phòng đang có hợp đồng dài hạn không nhận booking ngắn hạn trùng ngày. Giờ nhận, trả phòng tiêu chuẩn in trên phiếu lấy từ cấu hình phòng hoặc giường.

Câu hỏi thường gặp

Cho thuê theo giờ ban ngày và theo đêm buổi tối có cần hai bảng giá không? Không. Một bảng giá nhập được cả Giá / đêm và Giá / giờ; khi tạo booking bạn chọn Hình thức lưu trú.

Khách ở 2 tiếng 10 phút thì tính thế nào? Hệ thống làm tròn theo Block làm tròn (phút). Với block 60 phút, khách bị tính 3 giờ; Thời lượng thực tế và Thời lượng tính tiền đều hiện trong chi tiết booking.

Mã QR thanh toán không hiện? Kiểm tra phòng đã liên kết tài khoản Tingee trong cài đặt tòa nhà chưa. Nếu không lấy được QR, phiếu xác nhận vẫn in được nhưng không kèm mã.

Cộng tác viên mang khách về thì ghi nhận hoa hồng ở đâu? Chọn Người hưởng hoa hồng khi tạo booking; khoản hoa hồng hiện trong chi tiết booking và menu Hoa hồng để chốt và chi.